Udostępnianie zbiorów

REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA ZBIORÓW ZAMKU KRÓLEWSKIEGO W WARSZAWIE – MUZEUM

  1. Instytucje zainteresowane wypożyczeniem obiektów ze zbiorów Zamku Królewskiego w Warszawie-Muzeum (dalej Zamek), zobowiązane są złożyć pisemny wniosek o wypożyczenie, skierowany do Dyrektora Zamku, minimum na 6 miesięcy przed planowanym terminem wypożyczenia – w przypadku wypożyczeń krajowych. Jeżeli wniosek dotyczy większej liczby obiektów (powyżej 10) lub dotyczy wypożyczenia poza granice RP, powinien zostać złożony na co najmniej 12 miesięcy przed planowanym terminem wypożyczenia. 
  2. Wniosek należy skierować do Dyrektora Zamku na adres:

Zamek Królewski w Warszawie-Muzeum
Rezydencja Królów i Rzeczypospolitej
Plac Zamkowy 4
00-277 Warszawa

lub za pomocą skrzynki podawczej e-puap: ZamekKrolewskiWwa/SkrytkaESP

  1. Wniosek powinien zawierać: 
  1. pełne dane instytucji wnioskującej o wypożyczenie,
  2. cel wypożyczenia (np. wystawa, depozyt, projekt badawczy, badania, konserwacja),
  3. planowany okres wypożyczenia,
  4. miejsce prezentacji lub przechowywania obiektów,
  5. wykaz obiektów (powinien zawierać: podstawowe dane ewidencyjne obiektu,
    w tym nr inwentarza),
  6. raport o warunkach ochrony zbiorów w miejscu prezentacji i przechowywania obiektów (tzw. Facility report) podpisany przez upoważnioną osobę,

a w przypadku wystaw i pokazów wniosek powinien zawierać również:

  1. tytuł oraz terminy otwarcia i zamknięcia wystawy,
  2. opis merytoryczny wystawy,
  3. dane kontaktowe kuratora wystawy oraz osoby koordynującej proces wypożyczenia,
  4. informacje o planowanych publikacjach i ewentualnym udziale w nich pracowników Zamku.

Wszelkie zmiany dotyczące rozszerzenia wniosku o dodatkowe obiekty, będą miały status nowego wniosku o wypożyczenie i będą rozpatrywane oddzielnie z uwzględnieniem terminów wskazanych w pkt 1 (co najmniej 6 lub 12 miesięcy przez planowanym otwarciem wystawy).

  1. Rozpatrywanie wniosków o wypożyczenie.

Wnioski o wypożyczenie obiektów ze zbiorów Zamku są rozpatrywane przez Dyrektora Zamku na podstawie opinii kustoszy zbiorów i konserwatorów. Decyzja o wypożyczeniu obiektów jest uzależniona od planów ekspozycyjnych Zamku, stanu zachowania obiektów objętych wnioskiem, kolejności zgłoszeń od innych instytucji, warunków przechowania i ekspozycji oraz zabezpieczenia w nowym miejscu (tzw. Facility report). Pod uwagę brany jest również scenariusz wystawy lub ekspozycji stałej oraz publikacje towarzyszące wystawie. 

  1. Decyzja w sprawie wypożyczenia obiektów zostanie przekazana instytucji wnioskującej na adres podany we wniosku (w tym za pośrednictwem skrzynki podawczej e-puap).
  2. Warunkiem wydania obiektów jest zawarcie umowy w formie pisemnej oraz podpisanie protokołów zdawczo-odbiorczych przez osobę pisemnie upoważnioną do dokonania tych czynności (przedstawiciela instytucji wnioskującej o wypożyczenie). Wraz
    z protokołem podpisywany jest również stan zachowania wypożyczanych obiektów.
  3. Warunki i koszty wypożyczenia:

Wypożyczenie obiektów do muzeów krajowych jest bezpłatne, jednak każda instytucja wnioskująca o wypożyczenie, jest zobowiązana do zapewnienia na własny koszt: 

    1. odpowiednich materiałów do pakowania,
    2. odpowiednio przeszkolonych pracowników do pakowania obiektów,
    3. kuriera na czas transportu,
    4. transportu i uzbrojonego konwoju na terytorium RP, jeżeli wartość przewożonych obiektów tego wymaga (Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów Muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą, Dz. U.2014, poz.1240),
    5. odpowiednich warunków przechowywania i eksponowania obiektów (zgodnie
      z zasadami opisanymi w wyżej przywołanym Rozporządzeniu MKiDN),
    6. ubezpieczenia obiektów od wszelkiego ryzyka „od gwoździa do gwoździa” (ubezpieczenie, co do zasady, nie jest wymagane w przypadku użyczeń zbiorów do polskich muzeów państwowych oraz samorządowych). W przypadku użyczeń za granicę ubezpieczenie jest niezbędne w każdym przypadku.

W zależności od specyfiki, stanu zachowania i wartości wypożyczanych obiektów wnioskujący może zostać zobowiązany do poniesienia dodatkowych kosztów (określanych indywidualnie dla każdego wypożyczanego obiektu), tj.:

  1. kosztów konserwacji obiektów (jeżeli wymagają przeprowadzenia zabiegów konserwatorskich),
  2. kosztów oprawy (passe-partout, ramy – dotyczy m.in. rysunków, grafik),
  3. innych kosztów związanych z przygotowaniem obiektów do użyczenia (demontaż na ekspozycji, specjalne zabezpieczenie, etc.),
  4. digitalizacji wypożyczanych obiektów na potrzeby wykorzystania odwzorowań obiektów w planowanych publikacjach,
  5. kosztów podróży i diet, noclegów wyznaczonych pracowników Zamku w czasie transportu/montażu/demontażu obiektów, a także w przypadku kontroli miejsca ekspozycji lub przechowywania.

Opłata za wypożyczenie

W przypadku wypożyczeń przez instytucje inne niż muzea krajowe, Zamek zastrzega sobie możliwość pobrania opłaty za wypożyczenie obiektów – muzealiów w rozumieniu ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (tj. Dz.U. 2022.385) w wysokości nie większej niż 1% ich wartości ubezpieczeniowej. Wysokość opłaty uzależniona będzie od wartości obiektu, stanu jego zachowania, techniki wykonania, etc. i zostanie określona przez Dyrektora Zamku.

Opłat nie pobiera się również za wypożyczenie obiektów - muzealiów od muzeów
z siedzibą w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz w państwach członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym pod warunkiem wzajemności.

  1. Kontakt

Użyczenia ze zbiorów Zamku realizowane są przez Dział Inwentarzy Muzealnych,
e-mail: inwentarze@zamek-krolewski.pl; tel. 22 35 55 152 lub 22 35 55 165.

Użyczenia w celach badawczych i konserwatorskich koordynowane i nadzorowane są przez Pracownie Konserwacji, e-mail: tbuzniak@zamek-krolewski.pl, tel. 22 35 55 364.